Onderhoud
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Huurders kunnen storingen eenvoudig melden via een QR-code of het huurderportaal in Vastgoed.app. Deze meldingen worden direct gekoppeld aan het juiste object, wat verwerking efficiënt en foutloos maakt. Dit document beschrijft alle stappen van melding tot afhandeling, inclusief het gebruik van servicepartijen en onderhoudsmedewerkers, en hoe je meldingen automatiseert of handmatig beheert.
QR-code
Huurderportaal
Elke huurder kan storingen melden door een QR-code te scannen die gekoppeld is aan hun object. Dit leidt hen naar een meldingsformulier.
Hoe stel je de QR-code in?
Ga naar Objecten > Selecteer een object > Storingsmelding via QR-code.
Klik op Verstuur QR-code brief.
Vul de volgende gegevens in:
Naam van de huurder.
Taal van de brief (bijvoorbeeld Nederlands of Engels).
Klik op Brief versturen.
📄 Download hier een voorbeeld QR-code brief
Huurders kunnen ook meldingen doorgeven via het Huurderportaal.
De huurder logt in op het portaal.
Selecteert het betreffende object.
Meldt de storing via een eenvoudig formulier.
Voordeel: Beide methoden zorgen ervoor dat meldingen direct worden gekoppeld aan het juiste object in Vastgoed.app.
Alle storingsmeldingen komen binnen in de module Meldingen.
Hoe beheer je meldingen?
Ga naar Onderhoud > Meldingen.
Gebruik filters om meldingen te sorteren op:
Urgentie: Spoed, hoog, normaal, laag.
Status: Aangemaakt, onderweg, gesloten.
Object of huurder.
Acties bij meldingen
Voeg notities toe voor aanvullende informatie.
Controleer de beschrijving en urgentie van de melding.
Klik op Omzetten naar opdracht om actie te ondernemen.
Een opdracht maakt het mogelijk om de storing op te volgen door een onderhoudsmedewerker of servicepartij.
Hoe zet je een melding om naar een opdracht?
Open een melding.
Klik op Omzetten naar opdracht.
Vul de volgende gegevens in:
Medewerker of servicepartij: Selecteer wie verantwoordelijk is.
Planning: Stel een datum, tijd en verwachte duur in.
Budget: Voeg een mandaat toe (bijvoorbeeld €150).
Klik op Opslaan.
Met aangepaste workflows kun je meldingen direct omzetten naar opdrachten en toewijzen aan servicepartijen of medewerkers.
Hoe maak je een aangepaste workflow?
Ga naar Objecten > Selecteer een object > Instellingen > Aangepaste storingsflow.
Stel in hoe specifieke soorten storingen moeten worden afgehandeld. Bijvoorbeeld:
Lekkage: Automatisch toewijzen aan een loodgieter.
Stroomstoring: Automatisch omzetten naar een opdracht met een elektricien.
Klik op Opslaan.
Pro-tip: Automatiseer herhalende storingen om handmatige verwerking te minimaliseren.
Servicepartijen zijn externe professionals die opdrachten zoals reparaties en onderhoud uitvoeren. Via een eigen portaal kunnen zij meldingen beheren en updates geven.
Ga naar Onderhoud > Servicepartijen.
Klik op Nieuwe servicepartij uitnodigen.
Vul het e-mailadres van de servicepartij in.
Klik op Versturen.
Wat ontvangt de servicepartij? Ze ontvangen een uitnodiging met een link naar hun eigen portaal, waar ze meldingen kunnen beheren en opdrachten kunnen accepteren.
Interne medewerkers die onderhoudswerk uitvoeren. Ze krijgen toegang tot de Vastgoed.app mobiele app om opdrachten te beheren.
Ga naar Bedrijfsinstellingen > Gebruikers > Nieuwe gebruiker uitnodigen.
Vul de volgende gegevens in:
Voornaam en achternaam.
E-mailadres.
Kies een rol:
Onderhoudsmanager: Toegang tot het webportaal en mobiele app, geschikt voor medewerkers die meldingen en opdrachten beheren.
Onderhoudsmedewerker: Toegang tot de mobiele app, geschikt voor medewerkers die opdrachten uitvoeren.
Klik op Versturen.
Wat ontvangt de Onderhoudmedewerker/manager? Ze ontvangen een uitnodiging met een link naar hun eigen portaal, waar ze meldingen kunnen beheren en opdrachten kunnen accepteren.
Toont alle openstaande storingen per locatie.
Gebruik filters om urgente storingen snel te vinden.
Klik op een object voor een overzicht van meldingen en opdrachten.
Plan onderhoudsopdrachten direct in de agenda.
Selecteer een tijdslot, medewerker of servicepartij, en stel een duur in.
Voorkom overlapping door gebruik te maken van kleurcodes.
Ga naar Onderhoud > Rapportage.
Selecteer een periode en filter op storingen, objecten of status.
Download rapporten voor inzicht in prestaties en kosten.
Voltooide meldingen en opdrachten worden automatisch opgeslagen in het archief. Gebruik dit voor:
Administratieve naslag.
Analyse van veelvoorkomende storingen per object.
In Vastgoed.app kan een storingsmelding op twee manieren worden omgezet naar een opdracht. Afhankelijk van de methode, ontvangt de huurder wel of geen automatische melding. Hieronder leggen we uit hoe dit werkt:
Wanneer je zelf een storingsmelding handmatig omzet naar een opdracht:
De huurder ontvangt géén automatische melding.
Je dient de huurder zelf te informeren via de communicatiefunctie binnen Vastgoed.app.
Zie de afbeeldingen onderaan dit artikel voor een voorbeeld van hoe je dit doet.
Wanneer er bij het object is ingesteld dat storingsmeldingen automatisch worden doorgestuurd naar de juiste servicepartij:
Je kunt bij het instellen van deze automatische doorzetting aangeven of de huurder een melding moet ontvangen.
Zet hiervoor de optie “Melden aan huurder” op "ja" of "nee", afhankelijk van je voorkeur.
Zie de afbeeldingen onderaan dit artikel voor het instellen van automatische meldingen.
