📱Communicatie

Handleiding: Communicatie met Huurders via Vastgoed.app

---

Introductie

Met de communicatiemodule in Vastgoed.app kun je rechtstreeks berichten en aankondigingen verzenden naar huurders. Deze berichten worden niet alleen per e-mail verstuurd, maar ook zichtbaar in het huurdersportaal. Huurders kunnen antwoorden via de communicatiefunctie in hun portaal, waardoor alle correspondentie overzichtelijk blijft.

---

Inhoudsopgave

1. Berichten en aankondigingen verzenden

2. Hoe huurders berichten ontvangen

3. Antwoorden vanuit het huurdersportaal

4. Beheren van communicatie: Zoeken en filteren

5. Pro-tips voor efficiënte communicatie

---

1. Berichten en aankondigingen verzenden

Berichten naar individuele huurders

1. Ga naar Communicatie > Berichten.

2. Klik op Nieuw bericht.

3. Vul in:

   • Aan: Selecteer de huurder(s).

   • Onderwerp: Geef een titel aan het bericht.

   • Bericht: Typ de inhoud van het bericht.

4. Voeg optioneel bestanden toe.

5. Klik op Verstuur bericht.

Aankondigingen naar meerdere huurders

1. Ga naar Communicatie > Aankondigingen.

2. Klik op Verstuur aankondiging aan alle actieve huurders.

3. Vul in:

   • Ontvangers: Kies huurders van een specifiek object of portefeuille.

   • Onderwerp en Bericht.

4. Voeg bestanden toe indien nodig (bijvoorbeeld een planning of onderhoudsinstructies).

5. Klik op Opslaan als concept of Verstuur aankondiging.

---

2. Hoe huurders berichten ontvangen

Ontvangst van berichten

Wanneer je een bericht of aankondiging verstuurt, ontvangt de huurder:

1. Een e-mail: Dit bevat de inhoud van het bericht en een link naar het huurdersportaal.

2. Een melding in het huurdersportaal: Het bericht wordt opgeslagen in de communicatiemodule van het portaal.

Let op: Huurders kunnen niet direct op de e-mail antwoorden. Alle antwoorden worden verwerkt via het huurdersportaal.

---

3. Antwoorden vanuit het huurdersportaal

Hoe kan een huurder reageren?

1. De huurder logt in op het huurdersportaal.

2. Navigeer naar Communicatie.

3. Selecteer het ontvangen bericht.

4. Klik op Antwoorden en typ de reactie.

5. Klik op Versturen.

Voordeel: Door het gebruik van het huurdersportaal blijft alle correspondentie gecentraliseerd en inzichtelijk.

---

4. Beheren van communicatie: Zoeken en filteren

Zoeken in berichten en aankondigingen

1. Gebruik de zoekbalk in de module Communicatie.

2. Filter op:

   • Onderwerp

   • Ontvanger(s)

   • Datum

Sorteren op datum

• Berichten en aankondigingen worden standaard gesorteerd op de meest recente datum.

---

5. Pro-tips voor efficiënte communicatie

Tips voor Vastgoedbeheerders:

• Antwoordconsistentie: Beantwoord huurdersvragen altijd via Vastgoed.app, zodat alle communicatie op één plek blijft.

• Gebruik concepten: Bereid aankondigingen voor en verstuur deze op het juiste moment.

• Duidelijke titels: Gebruik informatieve titels zoals "Onderhoud rookmelders gepland".

---

Praktisch voorbeeld: Onderhoudsbericht naar huurders

Scenario

Je wilt huurders informeren over een geplande controle van de rookmelders.

Stappen

1. Ga naar Communicatie > Aankondigingen.

2. Klik op Verstuur aankondiging aan alle actieve huurders.

3. Vul in:

   • Ontvangers: Selecteer huurders van "Lombardkade 39A".

   • Onderwerp: “Controle rookmelders gepland op 10 januari 2025”.

   • Bericht:

     Geachte huurder,  
     
     Op 10 januari 2025 zal er een controle plaatsvinden van de rookmelders in uw woning. Wij verzoeken u om thuis te zijn tussen 10:00 en 14:00 uur.  
     
     Heeft u vragen? Neem contact op via [e-mail].  
     
     Met vriendelijke groet,  
     Vastgoedbeheer Team  

4. Voeg een bijlage toe met de planning.

5. Klik op Verstuur aankondiging.

---

Conclusie

De communicatiemodule in Vastgoed.app zorgt voor een gestructureerde en overzichtelijke interactie tussen vastgoedbeheerders en huurders. Door berichten en aankondigingen te combineren met het huurdersportaal, blijft alle communicatie centraal en professioneel georganiseerd.